La productivité
✨n°2 - Parce qu'elle accélère le développement
Bienvenue dans le rdv n°2 de la Success Team !
Tout d’abord, merci à tous pour le soutien 🙏
Vous êtes 104 inscrits à la Success Team. Je suis vraiment ravie de faire ce bout de chemin avec vous.
Si l’on se rencontre pour la 1ère fois, nous pouvons aussi nous retrouver sur LinkedIn ou Instagram.
Et en attendant…
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Pour ce 2ème rendez-vous, on parlera organisation et productivité.
Parce que le temps, c’est de l’argent.
Littéralement.
Et on ne plaisante pas, ni avec l’un, ni avec l’autre, n’est-ce pas ?
C’est parti !
Au rendez-vous
→ Élaborer une stratégie d'organisation et de productivité efficace
→ Faire face à l'urgence et à la pression
→ Savoir faire équipe pour une collaboration productive
→ Mes derniers conseils pour la route
Out la matrice Eisenhower !
Aujourd’hui, tout semble urgent ET important.
Positionner ses tâches sur cette matrice (pourtant ô combien pertinente et utile) est un exercice impossible pour beaucoup.
→ Réaliser une mission pour le client X ? “Urgent et important !”
→ Envoyer un devis à un nouveau prospect ? “Urgent et important !”
→ Organiser son prochain évènement ? “Urgent et important !”
→ Manger à midi ? “Urgent (quoique…) et important !”
Pourtant, ce qui est concrètement en jeu, c’est la ressource la plus rare et précieuse pour les dirigeants : le temps.
Ne pas savoir prioriser et gérer son temps peut s’avérer catastrophique au long terme. C’est ce que l’on va aborder dans cette newsletter : des réflexions et astuces pour réussir à prioriser sans pour autant délaisser.
Élaborer une stratégie d'organisation et de productivité efficace
Trouver son équilibre professionnel
Le temps est notre ressource la plus précieuse : une fois passé, on l’a perdu à jamais. Nous ne pouvons ni le rattraper, ni en créer. Il faut donc en prendre soin.
D’ailleurs, d’après une étude de Harvard Business Review, seuls 17% des professionnels estiment atteindre leurs objectifs de manière régulière.
Normal, si l’on passe la moitié de son temps à gérer le quotidien, il n’en reste plus beaucoup pour prendre de la hauteur, avoir une vision 360° de son entreprise et pousser sa réflexion stratégique.
Réside alors ici toute l'importance d'une stratégie solide pour optimiser son temps et ses ressources.
Pour y arriver, on peut :
Choisir de planifier plutôt que procrastiner.
Par exemple, établir une semaine type, comme un emploi du temps, que l’on s’efforcera de respecter. Une plage de temps = une tâche = un objectif.
Mettre en place des automatisations.
Pour l’envoi de factures, de mails récurrents, pour classer ou transmettre des documents… Des petits actes en apparences anodins, mais qui prennent un temps fou au cumulé.
Des outils tels que Zapier ou Make, entre autres, font très bien le travail. Un accompagnement pourra être nécessaire pour la mise en place, mais une fois réalisé, le gain de temps à la clé est significatif.
Utiliser des outils de gestion de tâches et de suivi du temps.
Notion ou Trello, pour la gestion de projets
Clokify ou Toggl pour le tracking de son temps.
Je conseille d’utiliser ces derniers pendant une période déterminée, pour évaluer le temps passé sur chaque tâche et identifier celles qui sont les plus “mangeuses” de temps.
Pratiquer la technique Pomodoro pour mieux gérer son temps.
Cette technique consiste à diviser son temps de travail en intervalles, généralement de 25min de travail séparées de 5min de pause, pour gagner en efficacité.
Poser des objectifs clairs et mesurables, en utilisant la méthode SMART.
Chaque projet mené ou confié à ses équipes sera disséqué en plusieurs objectifs précis et transparents. “Allez, on fait exploser les chiffres le mois prochain !” n’est pas un objectif SMART 😉
Besoin de revoir votre stratégie d’organisation et de productivité ?
Faire face à l'urgence et à la pression
Respirer, ressentir, réagir
Face aux urgences et à la pression constante de son environnement professionnel, travailler sa capacité à faire face aux sur-sollicitations avec calme et confiance est primordial.
L’objectif ?
Se sortir de l’engrenage infernal du “Tu n’aurais pas 5min ?” qui intervient toutes les 5min de toute part…
Prévoir son quotidien au lieu de le subir.
On détermine des plages de disponibilités que l’on neutralise dans son agenda, autant pour les réponses aux mails que pour les appels ou les prises de rdv, etc. Nos interlocuteurs ont ainsi connaissance des plages horaires auxquelles nous pouvons répondre. Et on répond sur le temps dédié, point.
Pour les rendez-vous, hors internes ou clients, filtrer grâce à des outils de type Calendly ou Zcal est une excellente alternative : on débloque des plages de disponibilité et on transmet le lien aux personnes qui souhaitent convenir d’un rendez-vous. Ils réservent eux-mêmes leur créneau, l’outil est personnalisable, tout le process est automatisé, il est facile à mettre en place, et le gain de temps (et de sérénité) est non négligeable.
Fini les appels prospects au volant de sa voiture ou pendant ses courses 😉
Réguler son stress et augmenter sa résistance
La respiration, le yoga ou même la visualisation positive peuvent contribuer à réduire le stress et remettre un peu de calme dans des journées au rythme effréné. Des applications comme Headspace ou Calm peuvent aider à mettre en place ces pratiques dans une routine quotidienne. Et pour aller plus loin, faire un appel à un professionnel peut être salvateur.
Faire face aux imprévus et à la pression avec calme et détermination.
Pratiquer des exercices de relaxation, sortir prendre l’air ou respirer profondément, même assis devant son bureau, avant de répondre ou de gérer un imprévu. Une fois son calme retrouvé, on se concentre sur les solutions à trouver plutôt que sur le problème (et son pourquoi), on peut toujours y revenir plus tard.
J’avais évoqué les conséquences néfastes de l’absence de priorisation et des sur-sollicitations dans ce post qui avait fait réagir, tant la problématique est courante.
(Cliquez sur l’image pour le lire en intégralité)
Faire équipe pour une collaboration productive
Plus forts ensemble
Le principe de collaboration est au cœur de toute entreprise, que la collaboration soit interne ou externe. Pour travailler de manière productive et efficiente avec les autres, il est essentiel de bâtir des relations de confiance et de respect mutuel.
Chacun doit se sentir entendu, écouté, respecté et considéré.
Une fois ces bases posées et assimilées, il est aisé de comprendre que savoir s’entourer, bien s’entourer et solliciter de l’aide est primordial pour avancer plus vite et plus loin.
Que ce soit auprès de ses collaborateurs internes ou de prestataires externes, on renforce sa productivité, et donc, les performances de son entreprise en s’appuyant sur les compétences et l’expertise d’autres professionnels.
Ce n’est pas un aveu de faiblesse, bien au contraire.
C’est faire appel à l’intelligence collective de son équipe, c’est se reposer sur une expertise extérieure, c’est simplement accepter le fait qu’on ne peut pas être à 100%, partout, en même temps.
Et pour optimiser la collaboration, des outils tels que Slack, Discord ou Teams permettent de faciliter les échanges et la coordination des projets.
"La collaboration permet à des gens ordinaires d'atteindre des résultats extraordinaires."
Mes derniers conseils pour la route
Et passer à l'action
👍 Identifiez vos dévoreurs de temps et neutralisez-les.
👍 Ayez le juste niveau d'exigence envers les autres, et avant tout, avec vous-même.
👍 Restez flexibles et soyez prêts à ajuster vos plans, parce que les imprévus font partie des aléas du quotidien professionnel.
👍 Osez utiliser le "non" constructif pour respecter et faire respecter les priorités.
👍 Prenez le temps d'évaluer les situations complexes pour mieux gérer les situations similaires à l'avenir.
👍 Demandez de l’aide et déléguez auprès de collègues ou de professionnels externes. Être soutenu et épaulé est précieux, bien plus qu’on ne peut l’imaginer.
Que ce soit en optimisant son organisation, en résistant à l'urgence et à la pression, ou en travaillant de manière productive avec les autres, chaque pas nous rapproche un peu plus de nos objectifs.
“Le changement commence par une seule décision : celle de vouloir s'améliorer.”
Cette newsletter est la vôtre.
Un rendez-vous unique, un mercredi sur deux à 9h.
Vous y trouverez des ressources allant de la gestion d’entreprise aux stratégies business, en passant par l’organisation, le management ou la stratégie de communication.
Le tout, avec un brin de mindset et un torrent de bienveillance.
Un grand merci de m’avoir lu jusqu’ici,
On se retrouve dans 15 jours.
Sabrina 🫶